FAQs

Klantrelatiebeheer (CRM)

CRM is een softwareoplossing die alle interacties tussen een bedrijf en zijn klanten beheert in één enkele database, waar de gebruikers van het bedrijf toegang krijgen tot de centrale tool met hun persoonlijke gebruikers-ID die hun autorisatierol definieert.

Door alle gegevens over klanten, leveranciers, producten, diensten en alle gerelateerde transacties op één plek te beheren, kunt u de behoeften van klanten beter begrijpen en daarop anticiperen. Alle gegevens over contacten, producten en diensten, en hun transacties, worden op één centrale plek opgeslagen, waardoor de gebruikers van CRM toegang hebben tot de gegevens en kunnen anticiperen op de volgende stappen door de geschiedenis van elk element te begrijpen.

Tegenwoordig is CRM een zeer breed concept geworden, terwijl het verder gaat dan het beheer van klanten en de interacties daarmee, maar ook het interne beheer van het bedrijf, hun aanwezigheid op het internet en alle behoeften aan digitale marketing: één oplossing die het allemaal doet.

Dankzij een goed CRM dat vanaf de basis is gemaakt voor vastgoed, kunt u alle acties bij (potentiële) klanten controleren, portalen en websites, intern personeel beheren en commerciële acties controleren, wat leidt tot een betere focus en opvolging. resulterend in een strakke commercialiseringscyclus die wordt begeleid en gedocumenteerd.

Bedrijven die CRM-oplossingen gebruiken, genereren meer verkoopkansen, stroomlijnen het beheer, met bijgewerkte budgetten in realtime en geoptimaliseerde zakelijke verkoopprocessen. Daarom kunnen bedrijven die CRM gebruiken beter gerichte segmentaties maken en profiteren van de informatie voor een potentiële klantenservice en after-sales service.

De noodzaak om CRM-oplossingen te verticaliseren is de sleutel tot het praktische gebruik en succes van een vastgoedbedrijf, aangezien de manier waarop klanten, medewerkers, producten en diensten in deze branche worden behandeld zeer bijzonder is.

Meer dan in veel andere branches is vastgoed op veel plaatsen in de wereld een volatiele markt, met extreem hoge concurrentie op een groot deel van die markten, en vaak verzadigd met makelaarskantoren die op zoek zijn naar dezelfde klanten en dezelfde producten vertegenwoordigen. De noodzaak om de diensten en producten van een vastgoedbedrijf te onderscheiden is de sleutel tot het verkrijgen van klanten voor wie het een doolhof is om de juiste partner te vinden op de markt van hun interesse, vooral omdat dat vaak ver weg is van waar ze wonen.

Omdat internet een zegen is om diepgaand onderzoek te doen naar een toekomstige aankoop of huur, is het tegelijkertijd een vloek voor zowel klanten als vastgoedbedrijven, aangezien het aanbod groot is, terwijl het vaak erg moeilijk is om professionals van amateurs te onderscheiden. met wie u contact kunt opnemen voor het identieke onroerend goed dat wordt aangeboden.

Het correct communiceren van de identiteit, het serviceniveau en de producten van het vastgoedbedrijf kan een uitdaging zijn als u niet over de tools beschikt om hun doelmarkten effectief te bereiken. Daarom moet vastgoed-CRM verder gaan dan de conventionele functies en zich uitstrekken tot integratie met verschillende websites en vastgoedportals. Dergelijke integraties moeten verder gaan dan de automatische export van eigendommen, terwijl een bidirectionele verbinding de automatische import en creatie van leads mogelijk maakt.

Onroerend goed is ook een zeer brede term die vele typen onroerend goed (residentieel, commercieel, industrieel, enz.) en transactietypen (wederverkoop, verkoop van nieuwbouw, commercialisering van projecten, langetermijnverhuur van woningen en vakantieverhuur waarvoor een geïntegreerde boeking vereist is) omvat. systeem, beheer van schoonmaak en onderhoud, commerciële huurovereenkomsten, enz.).

Bovendien evolueert de vastgoedsector voortdurend en snel en haalt de achterstand op andere sectoren in, vooral op het gebied van technologie en automatisering. Het maken van de juiste keuze voor de CRM-oplossing en zakenpartner heeft een grote invloed op de toekomstige groei en ontwikkeling van de vastgoedsector zelf. Met nieuwe trends en veranderingen in de markten moet met flexibiliteit worden omgegaan in de CRM-oplossing en de ondersteunende structuur ervan.

Optima-CRM pakt al deze elementen (en nog veel meer) enorm aan via zijn innovatieve oplossing voor makelaarskantoren en promotors. De gebruikte verre geavanceerde technologieën, de brede basis van vastgoedtypen en transactietypen, en de alles-in-één oplossing dekt alle mogelijke technologie- en digitale marketingbehoeften. Naast de CRM-oplossing rekenen bedrijven op OptimaSys voor al hun websites, e-mail en digitale marketingbehoeften zoals SEO, SEM en beheer van sociale media.

Hier zijn slechts 10 redenen of voorbeelden WAAROM u een innovatieve CRM-oplossing nodig heeft. Vraag uzelf:

1. Bestaat mijn bedrijf uit minimaal 2 personen?

Zo ja, dan moet u gegevens op een centrale manier beschikbaar stellen, terwijl CRM waarschijnlijk het juiste antwoord is.

2. Wil ik kunnen concurreren met de vele concurrenten die mijn doelgroep online kan vinden?

Zo ja, dan heeft u een CRM nodig die uw online aanwezigheid beter afhandelt dan de meeste van uw concurrenten.

3. Commercialiseert mijn bedrijf meer dan 25 eigendommen, hetzij eigen advertenties of van andere agentschappen?

Kwantiteit is vrijwel irrelevant, aangezien u vanaf een klein aantal eigendommen deze centraal moet beheren.

4. Importeer ik eigendommen van collega's of portalen in mijn commercialisatieportfolio?

Als dat zo is, heeft u een CRM-systeem nodig dat dergelijke geautomatiseerde import mogelijk maakt om alle eigendommen centraal op te slaan om te commercialiseren, aangezien het allemaal uw eigen vermeldingen voor de buitenwereld zijn.

5. Publiceer ik eigendommen op mijn website en andere websites zoals vastgoedportals?

Omdat u uw eigendommen automatisch kunt publiceren, niet alleen op uw eigen website, maar ook in de vele beschikbare portals, heeft u uw belangrijkste beheertool nodig om dit zelf te doen + automatisch leads van website en portals ophalen (geen kopieer- en plakbewerkingen voor e-mails) .

6. Sluit ik een verkoop doorgaans af tijdens het eerste contact of duurt dit een langer proces?

99% van alle verkopen is het resultaat van vaak een langdurig proces dat in sommige gevallen maanden en zelfs jaren kan duren. Het beheren en op de hoogte blijven van alle details van de vele potentiële klanten waarmee u te maken heeft, vereist een intelligente CRM-oplossing voor onroerend goed.

7. Is het vastleggen van nieuwe listings belangrijk voor mij?

Tenzij u uitsluitend de eigendommen van andere bureaus commercialiseert voor een fractie van de commissie, is het publiceren van eigendommen essentieel en heeft u een slimme CRM-oplossing nodig die ook dit deel van uw bedrijf afhandelt. Er zijn nieuwe technologieën beschikbaar om uw concurrenten te slim af te zijn, zoals toegepast in Optima-CRM.

8. Heb ik relevante informatie nodig, waar ik ook ben?

Een centrale database met informatie moet altijd en overal toegankelijk zijn. Toegang hebben via pc, tablet en smartphone moet een vlotte ervaring zijn en de relevante informatie en toegang bieden. Met Optima-CRM kunt u bijvoorbeeld rechtstreeks vanuit de iOS/Android-app op uw smartphone nieuwe eigendommen aanbieden, waardoor u veel tijd, papierwerk en mogelijk ook fouten/vergeten bespaart.

9. Moet ik tijd vrijmaken voor de belangrijkere dingen?

Automatisering van activiteiten is essentieel om tijd te besparen en ervoor te zorgen dat niets wordt vergeten. Met de Event Sequences van Optima-CRM garandeert u vrijwel dat u en uw medewerkers nooit meer een stap in het proces 'vergeten' die resulteert in het verlies van een klant.

10. Moet ik de verkoop, verhuur en vakantieverhuur beheren?

Er is een alles-in-één CRM-oplossing nodig waarmee u elke stap van een verkoop, huurcontracten en betalingen, evenals boekingen voor kortetermijnverhuur en het bijbehorende beheer van schoonmaak en onderhoud kunt beheren.

Optima-CRM is een gespecialiseerde oplossing voor alle soorten vastgoedcommercialiseringsbedrijven, die actief zijn op elke markt en zich bezighouden met elk type transactie en onroerend goed.

De oplossing is vanaf de grond opgebouwd op basis van de behoeften in de markt en het gebrek aan beschikbare holistische oplossingen; Optima-CRM is het resultaat van letterlijk vele duizenden uren ontwikkeling en samenwerking met onze klanten om een ultramoderne oplossing te leveren die tegemoetkomt aan de echte en praktische behoeften van vastgoedbedrijven. Het is ook de enige oplossing die voortdurend in ontwikkeling is, om zich aan te passen aan nieuwe vastgoedtrends en markten. Met een oplossing die nooit stagneert, dekt de alles-in-één oplossing waarschijnlijk elke behoefte die u heeft.

De Optima-CRM-oplossing is veel meer dan een Customer Relationship Management-oplossing die uw klanten, zowel eigenaren als kopers/huurders, efficiënt beheert, terwijl het ook alle andere aspecten van digitale marketing, websites, portalintegraties, e-mail- en agenda-integraties behandelt.

Dit zijn enkele hoofdkenmerken van Optima-CRM:

* Open infrastructuur: import vanuit elke bron (eigendomsfeeds van welke aard dan ook, klanten, eigenaren, bedrijven, geschiedenis, enz.) + export naar elk systeem (dezelfde elementen).

* Zeer personaliseerbaar: pas uw bureau aan uw behoeften aan, verberg/toon modules, beperk de inhoud en voeg waarden toe/verberg.

* Gemaakt voor woningen en niet-residentiële gebouwen: behandel woningen als commerciële en industriële eigendommen.

* Transactietypen: nieuwbouwverkoop, wederverkoop, overdrachten, langetermijnverhuur en boekingssysteem voor vakantieverhuur.

* SEO-tools: toegang tot alle benodigde tools om alle pagina's van uw websites te positioneren, inclusief eigendommen en afbeeldingen.

* Samenwerking: Creëer uw eigen privé MLS met meerdere niveaus om samen te werken tussen een groep bedrijven, of neem deel aan 's werelds eerste wereldwijde MLS-netwerk.

* Marketingcampagnes: maak landingspagina's voor al uw marketingcampagnes met behulp van Bootstrap Studio.

* Handige integraties: Profiteer van volledige synchronisatie van e-mails, zodat u kunt verzenden/ontvangen/beantwoorden vanuit CRM of uw conventionele e-mailsysteem, evenals vanuit agenda's zoals Google en Outlook. De Mailchimp / Brevo / SendGrid-integratie bespaart u tijd, de Factiva-integratie (Dow Jones) stelt u in staat zoekopdrachten binnen uw Factiva-account rechtstreeks in CRM vast te leggen, met Facebook Premium kunt u in realtime leads creëren wanneer ze worden aangemaakt, enz.

* Onbeperkte portals: exporteer naar zoveel portals als u wilt, terwijl we niet alleen deze portals automatisch voeden (aangezien ze dit toestaan), maar ook bidirectioneel verbinding maken door leads automatisch te importeren. Momenteel maken we verbinding met meer dan 40 portals over de hele wereld en voegen we voortdurend nieuwe toe met onze ingebouwde XML-generator.

* Geïntegreerde CMS-manager: beheer alle inhoud van zoveel websites als u wilt vanaf één centrale plek in CRM. Naast het typische beheer van eigendommen en zoekopdrachten, kunt u nu ook alle andere inhoud beheren, zoals SEO, niet-eigendomsgerelateerde pagina's, contactformulieren, vertalingen, enz.

* Franchises: bouw uw eigen franchisenetwerk op met de tools die op dit gebied binnen CRM gespecialiseerd zijn. Beheer alle franchisenemers vanuit de Master Franchisor. Dit werkt zowel voor bestaande franchises als voor bedrijven die hun franchisenetwerk willen opbouwen.

* Extensies: extensies maken het mogelijk om nieuwe markten te betreden en trends in uw markt te zetten via Co-Brokerage (netwerkgebaseerde marketing en verkoop waarbij u het netwerk beheert) en YoVendo (online agent voor verkopers die hun eigendom op de markt moeten brengen, maar willen zien hoe Verkoop door eigenaar). Alle gereedschappen zijn inbegrepen!

* Nieuwe technologieën: omdat we nieuwer op de markt zijn dan de meeste CRM-software, hebben we onze oplossingen in nieuwere technologieën kunnen creëren, wat een veel betere gebruikerservaring mogelijk maakt, toegang tot tools die niet beschikbaar zijn in oudere technologieën, en tijdbesparende functies.

Optima-CRM is op maat gemaakt voor alle soorten vastgoedcommercialiseringsbedrijven, en schaalt naar (zeer) kleine, middelgrote en grote organisaties:

* Makelaarskantoren

* Vastgoedfranchises

* Vastgoedpromotoren

* Vastgoedcommercialisatiebedrijven die nieuwe ontwikkelingen op het gebied van exclusiviteit promoten voor eigen rekening of voor derden

In tegenstelling tot andere generieke CRM-systemen die aanpassingen hebben gedaan aan de vastgoedsector, is Optima-CRM vanaf de basis opgebouwd met en voor vastgoedbedrijven.

Om te bepalen of Optima-CRM iets voor u is, moet u in een van de 4 bovenstaande categorieën vallen, minimaal een bedrijf zijn van minimaal 2 personen (geen maximum is relevant), u realiseren dat het nodig is om zowel intern als online beter te organiseren, en zowel online als offline uw concurrentie willen verslaan.

Optima-CRM is gemaakt als uw centrale beheeroplossing waarmee u alle aspecten van uw bedrijf centraal kunt beheren. Omdat het een praktische oplossing is, kunt u vrijwel alle aspecten van uw dagelijkse werkzaamheden beter organiseren, zowel bij de planning als bij de uitvoering ervan.

Optima-CRM omvat onder andere deze functies die uw dagelijkse bedrijfsfuncties sneller en efficiënter zullen maken:

* CRM-functies speciaal ontwikkeld voor onroerend goed: leadbeheer, klanten, eigenaren, bedrijven... Zijn allemaal geïntegreerd met de vastgoeddatabase van het makelaarskantoor. Het realtime kruisen van gegevens is standaard, zodat u direct en altijd weet welke panden relevant zijn voor een klant, en welke klanten relevant zijn voor een bepaald pand.

* Beheer van interne en externe teams: beheer van gecentraliseerde agenda's die synchroniseren met externe agenda's zoals Google & Outlook Agenda, leadtoewijzing, contactbeheer, toegang door derden, enz.

* De essentiële processen van een makelaarskantoor voor de verkoop en verhuur van eigendommen: beheer van aankoop- en tegenaanbiedingen en de verkoop zelf (alle stappen via notaris en naverkoop), bidirectionele export naar portalen (vrijwel alle), import van eigendommen vanuit elk vastgoedsysteem, verificatie van klanten met uw account in de Dow Jones Factiva-database, e-mails verzenden vanuit het CRM (met eigendommen, enz.), enz.

* Een innovatieve MLS: verbind en deel tussen bureaus met een logica op meerdere niveaus, waarbij u onderscheid maakt wie wat veel beter te zien krijgt dan welke andere MLS dan ook, in één richting of in beide richtingen. Een privé MLS-netwerk instellen is eenvoudig!

* SEO: alle elementen van SEO zijn beschikbaar voor eigendommen en projecten, zowel eigen als gedeeld door andere bureaus, in alle gekozen talen. Als u bovendien alle inhoud van uw website(s) beheert via de ingebouwde CRM, beheert u bovendien alle SEO-elementen voor ELKE afzonderlijke pagina in welke taal dan ook.

* CMS (Content Management Systeem): het is mogelijk om uw website(s) aangesloten op het CRM te beheren, rechtstreeks vanuit het CRM-controlepaneel. Er kan een onbeperkt aantal webpagina's aan uw CRM-account worden gekoppeld.

* Projecten en panden: naast individuele panden kunt u ook volledige projecten beheren (bankieren, nieuwbouw, ...) en hun specifieke kenmerken, prijslijsten, fasering met specifieke commissieniveaus voor elke fase enz.

* Bestanden uploaden: u hoeft de grootte van de afbeeldingen die u uploadt niet te verkleinen en hoeft ook geen watermerken voor afbeeldingen te uploaden, aangezien CRM dit allemaal afhandelt. Het geeft de afbeeldingen automatisch weer in de juiste formaten die u nodig heeft, afhankelijk van waar ze worden gepubliceerd.

* Vakantieverhuur: naast langetermijnverhuur kunt u de details van kortetermijnverhuur of vakantieverhuur beheren. Een geïntegreerde boekingsmodule maakt het mogelijk om reserveringen, onderhoud en schoonmaak te beheren. Online reserveren/boeken wordt mogelijk gemaakt en er is zelfs de mogelijkheid voor toegang van derden tot het CRM (bijvoorbeeld voor schoonmakers).

* Landingspagina's: u kunt een landingspagina voor marketingcampagnes maken via Bootstrap Studio, waarbij u contactformulieren integreert en directer met CRM.

* Technologieën: de nieuwste JavaScript (AngularJS), Yii, NodeJS en MongoDB-technologieën worden gebruikt voor snelheid en gebruiksvriendelijkheid, en we hebben autorisatierollen geïntegreerd om de essentiële gegevens van uw bedrijf te beschermen.

Er bestaan verschillende scenario's, afhankelijk van of u een bestaande of nieuwe vastgoedonderneming bent en of u over een website en/of gegevens (eigendommen, contacten, geschiedenis, enz.) beschikt. Dit zijn de typische componenten van een CRM-project:

Migratie van gegevens

Alle reeds bestaande gegevens die moeten worden overgenomen in het nieuwe CRM-systeem, moeten worden voorbereid en vaak verbeterd voordat ze in CRM worden geïmporteerd. Dit zijn de 3 stappen die in acht moeten worden genomen:

1. Exporteer gegevens van panden, klanten, eigenaren, bedrijven en geschiedenis naar formaten zoals XML, XLS, CSV.

2. Verrijk en stroomlijn gegevens lokaal om te voorkomen dat je CRM start met slechte of onjuiste gegevens.

3. 3. Importeer gegevens in CRM met behulp van beschikbare tools en mapping.

Website: alternatieven

1. Behoud je huidige website en integreer deze met CRM voor zoekopdrachten naar vastgoed/weergave van resultaten en details, en integreer contactformulieren voor het automatisch aanmaken van leads.

2. Behoud het ontwerp (HTML) van uw huidige site maar vervang de engine om te profiteren van de nieuwere technologieën & de native integratie in het Optima-CRM CMS (Content Management System) en onderhoud alle inhoud van de site vanaf één centrale locatie.

3. 3. Een nieuwe website creëren op basis van een aangepast ontwerp of op basis van een van de beschikbare modellen, waarbij u profiteert van een nieuwe site die native geïntegreerd is in Optima-CRM en zijn CMS.

Opleiding

Elk nieuw systeem vereist dat u leert hoe u het beste kunt profiteren van de functies om de acceptatie ervan in uw gebruikersgemeenschap te vergroten en te versnellen. U wordt opgeleid om Optima-CRM te configureren en te personaliseren zodat het het beste bij uw bedrijf past + afzonderlijk hoe u de oplossing het beste kunt gebruiken.

In tegenstelling tot de overgrote meerderheid van de vastgoedsoftwaresystemen, kan Optima-CRM een grote verscheidenheid aan typen verwerken:

*Residentieel: villa's, appartementen, finca's, landelijke woningen, studio's, lofts, enz.

*Industrieel: magazijnen, autowasstraten, kantoren, productiefaciliteiten, enz.

*Commercieel: hotels, commerciële centra, winkels, enz.

*Gebouwen: meergezinswoningen, hele gebouwen, wolkenkrabbers...

*Gegroepeerde eigendommen: een groep eigendommen met gemengd gebruik

*Land: stedelijk gezoneerd land met alle relevante kenmerken, inclusief projecten

*Boten en ligplaatsen: alle soorten boten worden ondersteund en met al hun relevante kenmerken. Moorings zijn beschikbaar als afzonderlijk 'eigendom'

Ja! Optima-CRM is een zeer personaliseerbare oplossing waarmee u ook kunt beslissen welke modules u wel of niet aan uw gebruikers wilt tonen. U kunt zelfs menu's en modules afhankelijk maken van de individuele gebruiker wat betreft een relevante weergave van functies afhankelijk van de rol van de gebruiker.

Het beste van alles is dat alles inbegrepen is, maar dat u zelf kunt beslissen wat u gebruikt en beschikbaar maakt voor uw gebruikers.

Helemaal niet! Uw licenties dekken al onze beschikbare modules. Gebruik alle functies die u nodig heeft en u kunt er zeker van zijn dat wij u gedekt hebben als u besluit uit te breiden en andere soorten vastgoed te betreden!

Optima-CRM regelt elke vastgoedtransactie die u nodig heeft:

Verkoop van eigendommen: (inclusief gedetailleerd verkoopproces)

- Wederverkoop van tweedehands eigendommen (inclusief het beheer van de aanbiedingen)

- Verkoop van nieuwbouwwoningen (inclusief het commercialiseringsmanagement van de projecten van A tot Z)

- Overdracht van bedrijven

- Billijke titelverkoop

- Veilingen: Optima-CRM is geïntegreerd in Europa's grootste veilinghuis, TB Auctions, en zorgt voor het genereren van leads voor onroerend goed via de succesvolle veilingtechnieken, maar toch met een traditionele verkoop, doorgaans in een tijdsbestek van 6 weken en met een succeskans van ongeveer 80%

Verhuur van eigendommen:

- Langetermijnverhuur (inclusief beheer van contracten en betalingsschema's)

- Verhuur met koopoptie

- Kortetermijn- of vakantieverhuur (inclusief een boekingsmodule en beheer van schoonmaak en onderhoud)

Er bestaan relevante API's om al deze transactietypen via websites beschikbaar te maken.

Ja! Optima-CRM heeft een eigen geïntegreerde vakantieverhuurmodule en boekingskalender om de complexe processen voor kortetermijnverhuur te beheren. Naast de mogelijkheid om boekingen, vragen en blokkeringen van eigenaren af te handelen, kan dit allemaal in een website worden geïntegreerd, zodat uw bezoekers dergelijke transacties kunnen initiëren en zelfs online betalingen kunnen doen wanneer we uw verkopersaccount integreren.

Hetzelfde onroerend goed kan inderdaad worden ingericht voor verkoop (of overdracht van een bedrijf) + huur. Bovendien kan hetzelfde onroerend goed te koop zijn, voor lange termijn verhuur en voor korte termijn (vakantie)huur. Het is niet nodig om meerdere eigendommen aan te maken.

Ja dat is ook inbegrepen. Alle elementen die nodig zijn om alle componenten van een naakte titelverkoop te beheren zijn voorzien.

Optima-CRM is een van de meest (zo niet DE meest) personaliseerbare CRM-oplossingen voor vastgoed, waarbij u veel elementen en inhoud kunt aanpassen aan uw behoeften.

Er is een hele reeks instellingen op kantoorniveau die van invloed zijn op alle gebruikers binnen uw bedrijf, en dan zijn er nog een aantal elementen die voor elke gebruiker afzonderlijk kunnen worden ingesteld.

Voorbeelden van personalisatie op kantoorniveau:

* Bepaal welke modules u wilt activeren of verbergen.

* Bepaal hoe geautomatiseerde e-mailmeldingen reageren.

* Stel uitsluitingen/insluitingen in voor veel gegevenselementen, zoals geolocaties die moeten worden gecommercialiseerd, typen eigendommen die moeten worden gebruikt, bronnen, gebouwtypen, typen vergaderingen en taken, eigendomscategorieën, leadstatussen en nog veel meer.

* Voeg waarden toe en wijzig ze die relevant zijn voor uw bedrijf, zodat deze waarden in vervolgkeuzelijsten worden weergegeven.

* Stel de talen in die moeten worden gebruikt voor contentbeheer in eigendommen en projecten voor SEO enz.

* E-mailsjablonen: wijzig bestaande sjablonen of maak nieuwe, met behulp van de WYSIWYG-editor of code in HTML, en gebruik de beschikbare korte codes om waarden automatisch in te vullen.

* Contractsjablonen: maak zoveel contractsjablonen als je nodig hebt op verschillende gebieden in CRM, met behulp van een uitgebreide set korte codes om waarden vooraf in te vullen bij het genereren van een contract.

* Stel commissies in voor listingagenten en voor verkoop-/verhuuragenten, en maak deze afhankelijk van het feit of de listings al dan niet exclusief zijn, voor vooraf gedefinieerde waardebereiken, enz.

* Stel standaardwaarden in voor vakantieverhuur (borg, borg, commissie, bankrekeningen, enz.).

* Stel de watermerkafbeelding en parameters in voor het web, het genereren van vensterkaarten, enz.

* Bepaal of mensen de activiteiten van andere gebruikers te zien krijgen of niet.

* Wijs gebruikersrollen toe aan gebruikers. Maak verbinding met het Mailchimp-account en de lijsten van het bedrijf.

* Enz.

Voorbeelden van personalisatie op gebruikersniveau:

* Stel de e-mailhandtekening in.

* Maak verbinding met een individueel extern agenda-account (Google en Outlook Agenda).

* Maak via IMAP verbinding met een individueel e-mailaccount om e-mails in twee richtingen te synchroniseren.

* Stel het aantal resultaten in dat op specifieke resultatenpagina's moet worden weergegeven.

* Stel de taal van de grafische gebruikersinterface in.

* Stel de gewenste standaardinstellingen in voor het tonen van eigendommen, accounts, eigenaren, enz.

* Enz.

Met Optima-CRM kunt u het personaliseren zodat het aan uw behoeften voldoet door het gebruik van verschillende soorten sjablonen. Deze sjablonen kunnen door u worden gemaakt of aangepast als u de door ons verstrekte sjablonen wilt aanpassen.

Er is een groot aantal sjablonen en het gebruik ervan in de hele oplossing. De belangrijkste categorieën waarin sjablonen worden toegepast zijn:

* Contracten of overeenkomsten: met de geïntegreerde contractgenerator kunt u overeenkomsten of contracten definiëren met hun relevante shortcodes voor verkooptransacties, huurcontracten en transacties voor zowel korte als lange termijn verhuur, aanbiedingsovereenkomsten, vertegenwoordigingsovereenkomsten, aanbiedingen/tegenaanbiedingen, enz.

* E-mails: hier onderscheiden we interne systeem-e-mails voor meldingen en e-mails die u gebruikt om naar uw klanten en eigenaren, huurders enz. te sturen. Optima-CRM heeft een breed scala aan e-mailfuncties, of het nu gaat om automatisch gegenereerde e-mails (waarschuwingen voor onroerend goed, feedback-e-mails voor bezichtigingen tot eigenaren,... bijvoorbeeld) of handmatig gemaakte e-mails. E-mailsjablonen kunnen worden gemaakt met behulp van de editor of in de volledige HTML-modus om de exacte lay-outresultaten te bereiken. Andere voorbeelden zijn: kennisgevingen van ontvangen betalingen of aanbetalingen, bevestiging van vakantieboekingen, bevestiging van vergaderingen, accounttoewijzingen, aankondigingen van evenementen, het verzenden van e-mails naar eigenaren of accounts, waarschuwingen over onroerend goed, enz.

* Vragenlijsten: tijdens bezichtigingen kunt u gebruik maken van vragenlijsten die u zelf definieert, zodat u bij elke bezichtiging terugkomt met beantwoorde vragen. Deze resultaten worden opgeslagen voor intern gebruik, of kunnen zelfs automatisch worden toegevoegd aan geautomatiseerde e-mails voor feedback aan de eigenaren van onroerend goed. Ze worden ook gebruikt in de commercialiseringsstatistieken van eigendommen.

* PDF's (vensterkaarten...): gebruik onze PDF-generator om uw eigen PDF-lay-outs van één of meerdere pagina's te maken (eigendomsvensterkaarten enz.).

Optima-CRM is gemaakt om te schalen naar de grootte van uw bedrijf, waarbij u letterlijk een klein bedrijf kunt beheren dat uit 2 of enkele personen bestaat, of een groter bedrijf dat uit één of meerdere kantoren bestaat.

Met de functie 'Kantoren' in Optima-CRM kunt u uw organisatie (één juridische entiteit) schalen en organiseren door alle functies aan te passen aan de structuur die u heeft. Kantoren kunnen fysiek of virtueel zijn en alle elementen in Optima-CRM kunnen worden gekoppeld aan één of meerdere kantoren, zodat u zelf bepaalt wie welke gegevens te zien krijgt. Een gebruiker behoort tot één kantoor, maar gegevens (klanten, eigenaren, eigendommen en alle andere elementen kunnen aan meerdere kantoren worden toegewezen, waardoor de elementen voor één of meerdere groepen gebruikers kunnen verschijnen). Er is altijd een Master Office waar altijd alle gegevens getoond worden. Het opzetten van meerdere kantoren is niet vereist, maar in veel gevallen kunt u uw bureau veel verder configureren dan met welk ander CRM dan ook mogelijk is!

De 'Franchising'-oplossing doet iets dat sterk lijkt op Kantoren, maar dan over rechtspersonen en agentschappen heen. Kantorenfuncties blijven beschikbaar voor elk van deze juridische entiteiten/agentschappen, zodat u die flexibiliteit kunt uitbreiden naar het gehele franchisenetwerk dat u heeft of van plan bent op te bouwen.

Bij Optima-CRM gaat het erom uw bedrijf productiever en winstgevender te maken en tegelijkertijd gegevens te beveiligen. Daarom is de lijst met automatiseringselementen lang en is het bijna onmogelijk om alle soorten automatisering op te sommen waarvan u kunt profiteren. Hieronder vindt u een lijst met enkele automatiseringselementen:

Landingspagina en leadgeneratie

- Maak landingspagina's op basis van de meegeleverde sjablonen en genereer uw gepersonaliseerde marketingcampagnewebsites.

- Publiceer de pagina op elke URL die u beheert.

- Genereer automatische leads via de contactformulieren op uw landingspagina's.

Gebeurtenissequenties: Gebeurtenissen zijn bedrijfsprocestriggers die vaak voorkomen in uw bedrijf en die ervoor zorgen dat een reeks activiteiten plaatsvindt, hetzij onmiddellijk, hetzij met vooraf gedefinieerde intervallen (bijvoorbeeld het creëren van een nieuwe lead, eigendom, verkoop, huurboeking,...).

- Definieer reeksen activiteiten die moeten worden uitgevoerd wanneer een gebeurtenis plaatsvindt.

- Classificeer de reeksen onder specifieke elementen/gebieden zoals Accounts, Eigenaars, Verkoop, Verhuur, Urbanisatie...

- Creëer zoveel varianten als je wilt.

- Voer een geselecteerde reeks uit wanneer een gebeurtenis plaatsvindt, kies uit de varianten, en update de activiteitenkalenders van alle gebruikers die zijn geselecteerd voor individuele taken en vergaderingen, waarbij u automatische e-mailmeldingen en herinneringen genereert via de centrale kalender.

- Bespaar enorm veel werk + 'vergeet' nooit meer een taak in te plannen en uit te voeren!

Automatische meldingen: e-mailmeldingen, herinneringen en het meldingencentrum.

- Via de Notifications Manager beheert u de notificatietriggers en de bijbehorende parameters & e-mailsjablonen.

- Gebeurtenissen en acties in CRM genereren meldingen, hetzij geautomatiseerd zonder tussenkomst van de gebruiker, of op basis van een gebruikersactie in CRM (bijvoorbeeld een account toewijzen aan een gebruiker).

- Property Alert-e-mails kunnen naar potentiële klanten worden verzonden, op basis van het accountprofiel en de parameters, en in de geselecteerde communicatietaal met behulp van de gepersonaliseerde e-mailsjablonen.

- Activiteiten worden geregistreerd in de agenda's van elke individuele gebruiker en op gezette tijden zal CRM herinneringen geven, ongeacht of deze worden getoond in CRM of in de gekoppelde agenda van de gebruiker (instellingen om dit te definiëren).

- Een actief Berichtencentrum registreert een hele reeks meldingen, zodat u in realtime op de hoogte kunt blijven van prijswijzigingen, nieuwe aanbiedingen en nog veel meer.

Massa-updates: Gegeven de toestemming via de autorisatierollen, kan een gebruiker massa-updates in de database uitvoeren om veel handmatig werk te besparen.

- Update de status van eigendommen, ingesteld op Weergeven op internet of niet.

- Accounts en eigenaren bijwerken: snel (opnieuw) toewijzen aan gebruikers, AVG-status bijwerken.

- Voeg massaal een lijst met gefilterde eigenschappen toe aan een portal.

- Kopieer eigenschappen die aan een portaal zijn toegewezen, met één klik naar een ander portaal.

- Sluit alle eigendommen uit van weergave door de geolocatie-instellingen bij te werken, of voor vele andere mogelijke uitsluitingen, zoals eigendomstypen.

- Alle activiteiten van een voormalig medewerker in één keer overdragen aan een andere medewerker.

- Wijs in één handeling eigenaren toe aan alle gebruikers van een kantoor.

Kruising van gegevens: real-time matching van eigendommen en potentiële klanten

- Definieer profielen van accounts voor wat het individu zoekt.

- Direct worden alle relevante eigendommen die overeenkomen met hun profiel getoond.

- Maak vastgoedwaarschuwingen die geautomatiseerde (vooraf opgemaakte op basis van uw sjablonen en talen) e-mails verzenden met nieuw toegevoegde eigendommen die overeenkomen met het profiel van het account.

- Bij het aanbieden van een nieuwe woning worden direct alle potentiële klanten weergegeven waarvan het profiel overeenkomt met de vastgoedparameters.

Accommodatiewaarschuwingen Stel vastgoedwaarschuwingen in voor nieuwe toegevoegde eigendommen die overeenkomen met de profielparameters van het account.

- Configureer de e-mailsjablonen voor de meldingen, op basis van miniatuur-e-mailvarianten en de communicatietaal van uw klant.

- Het verzenden van e-mails is afhankelijk van de AVG-status van het account.

E-mailsynchronisatie: naadloze synchronisatie tussen uw conventionele e-mailaccount en uw CRM-gebruiker

- Eenvoudige installatie voor elke gebruiker via standaard IMAP-verbinding.

- Synchroniseert alle e-mails uit de Inbox en Verzonden box.

- Verzenden, ontvangen of beantwoorden kan zowel vanuit CRM als vanuit uw externe e-mailclient (Outlook, Gmail,...).

- E-mails gerelateerd aan een account of eigenaar (ontvanger of afzender) worden ook opgeslagen in de geschiedenis en op de tijdlijnen van de betreffende contactpersoon in CRM.

- Nooit meer nadenken van 'waar' om een e-mail te sturen of te beantwoorden!

Agendasynchronisatie en herinneringen: Integreer elke agenda (bijvoorbeeld Google of Outlook Agenda) met uw CRM-gebruiker via iCal.

- Elke activiteit die in CRM wordt aangemaakt, is ook zichtbaar op de externe kalender, waar deze zowel in CRM als in de externe kalender kan worden bijgewerkt om te worden gesynchroniseerd.

- Herinneringen kunnen plaatsvinden in CRM en/of de externe agenda.

- Naast de typische herinneringen worden er e-mailmeldingen gegenereerd.

Kaarttekening voor verstedelijkingsopdrachten: het toewijzen van geolocaties aan uw makelaars.

- Teken op een live Google Map alle gebieden die u aan uw gebruikers wilt toewijzen, zodat zij kunnen werken in de gebouwen en urbanisaties die aan hen zijn toegewezen.

- Directe toegang tot alle beschikbare eigendommen en verkopen in de aan hen toegewezen urbanisaties. Gemakkelijk gebieden opnieuw toewijzen en opnieuw tekenen.

Portal Scraping: een technische methode om de HTML van een website of portal te 'lezen en interpreteren', met als doel nieuwe potentiële eigenschappen te identificeren om op te noemen.

- Een premium manier om nieuwe potentiële advertenties te bemachtigen van eigenaren die te koop/verhuur publiceren op portals.

- Een geweldige tijdsbesparing en een manier om uw concurrentie te verslaan door als eerste uw vertegenwoordigingsdiensten aan te bieden.

Automatische leadcreatie vanaf websites en portals

- Alle vragen vanaf uw website genereren nieuwe leads in CRM zonder enige handmatige tussenkomst, inclusief alle details zoals eigendom waarnaar ze informeren, contactgegevens enz.

- Mogelijkheid om het accountprofiel automatisch aan te maken, zodat u nog meer tijd bespaart.

- Portalen zijn ook bidirectioneel verbonden, waarbij niet alleen uw eigendommen aan uw portalaccounts worden doorgegeven, maar ook alle vragen geautomatiseerde leads in uw CRM creëren.

- Voor bestaande accounts die opnieuw navraag doen, is CRM slim genoeg om geen duplicaten te creëren, maar in plaats daarvan de gegevens van de potentiële klant te verrijken.

- Geautomatiseerde meldingen waarschuwen u voor nieuwe leads.

Contractgeneratie met shortcodes

- Maak zoveel mogelijk contract- en overeenkomstsjablonen die uw personeel kan gebruiken.

- Categoriseer contracten zodat ze verschijnen in de relevante secties van CRM (advertentie van onroerend goed, verkoop, aanbieding, verhuur, ...).

- Korte codes maken het automatisch invullen van waarden in het contract mogelijk, zodat de gebruiker met één klik op de knop een rijk en compleet contract heeft en alle wettelijke clausules van kracht blijven.

- Bekijk een voorbeeld van het contract voordat u het genereert.

- Contracten worden automatisch in PDF opgeslagen.

Vensterkaart genereren

- Selecteer een van de 40 beschikbare sjablonen, of maak er zelf één.

- Genereer vensterkaarten in elke taal die u gebruikt, en voor de transactietypes die u nodig heeft (verkoop, langetermijnverhuur of vakantieverhuur).

- Selecteer de afbeeldingen vóór het genereren.

- Update teksten en zelfs de prijs voordat u genereert.

- Automatische e-mailvensterkaarten in PDF op het moment van creatie. Downloaden in SD (standaarddefinitie) of HD (hoge definitie) om af te drukken, waarbij CRM de juiste fotoformaten weergeeft.

Ficha Informativa Decreto 218 (Andalusië)

- Voldoe aan de wet in Andalusië.

- Genereer technische bestanden van elk onroerend goed.

Geplande import van eigenschappen: importeer automatisch eigenschappen uit elke externe bron en update deze elke nacht.

- Voeg eenvoudig importgegevens uit externe systemen toe, zodat u eigendommen van andere bureaus direct kunt commercialiseren.

- Kies uit een van de vele beschikbare XML-formaten.

- Controleer de importlogboeken, zodat u voor elke bron weet wanneer de laatste import heeft plaatsgevonden.

Automatische export naar portalen

- Selecteer een van de meer dan 40 beschikbare portalformaten.

- Voeg eenvoudig eigenschappen toe aan uw winkelmandje dat voor elke export is aangemaakt.

- Activeer en de export is gepland en wordt dagelijks uitgevoerd.

- Voeg eenvoudig zelf nieuwe XML-formaten toe als u graag de XML-generator in CRM gebruikt.

MLS Sharing: een veilige manier om te delen tussen leden van Optima-CRM waarbij JIJ beslist wat je deelt en met wie.

- Delen in CRM is per definitie UIT, zodat u 100% controle heeft over wat u deelt en te zien krijgt van andere Optima-CRM-lidbureaus.

- Met delen op meerdere niveaus kunt u boomstructuren creëren voor het classificeren van eigendommen en agentschappen volgens uw definities.

- Maak onderscheid tussen instanties die voor u zinvol zijn.

- Sta delen in één of twee richtingen toe.

- Creëer uw eigen privé MLS-netwerk, ideaal voor franchisebedrijven en bedrijven die samenwerken met een duidelijk gedefinieerde groep bedrijven.

Contactlijsten voeden zoals Mailchimp / Brevo / SendGrid

- Massaal e-mailen doe je in de daarvoor gebouwde tools zoals Mailchimp / Brevo / SendGrid, de grootste en meest gebruikte nieuwsbrieftools.

- Synchroniseer uw contacten met Mailchimp één voor één of massaal.

- Segregeer gegevens van contacten op taal en accountprofielparameters om zeer gerichte Mailchimp-lijsten te maken.

Contacten importeren en exporteren

- Importeer zelf contactenlijsten via CSV.

- Exporteer alle of geselecteerde contacten naar een standaard CSV-formaat.

Elke gebruiker kan de verbinding tussen de CRM-gebruiker en het externe e-mailaccount op dezelfde manier tot stand brengen als de gebruiker het e-mailaccount verbindt met een e-mailclient zoals Outlook. Door uw e-mailaccount via IMAP aan uw CRM-account te koppelen, worden uw postvakken Inbox en Verzonden 100% en in beide richtingen gesynchroniseerd. Als de afzender of ontvanger een account of eigenaar in CRM is, wordt de e-mail bovendien ook weergegeven in de betreffende record en in hun tijdlijn, zodat u volledige transparantie heeft over de e-mailcommunicatie.

Maar als u wilt genieten van een nog betere ervaring met e-mailintegratie, inbegrepen in uw CRM-licenties, krijgt u één professioneel gehoste e-mail gratis per Optima-CRM-gebruikersaccount. Met deze native geïntegreerde oplossing kunt u uitsluitend in CRM werken voor e-mails (maar u kunt het e-mailaccount nog steeds installeren in elke e-mailclient zoals Outlook of Thunderbird), met één centrale werkplek voor alle gebruikers!

In de praktijk betekent dit dat u e-mails kunt verzenden, ontvangen en beantwoorden vanuit uw CRM-account of uw conventionele e-mail (bijvoorbeeld via Outlook of Gmail,...), en dat de verzonden of ontvangen e-mail zowel wordt opgeslagen als beschikbaar is in CRM. en uw conventionele e-mailaccount. Het wordt er niet beter op als u zich niet langer zorgen hoeft te maken waar een e-mail wordt opgeslagen, of waar u een e-mail naartoe kunt sturen of beantwoorden! Ook bijlagen worden opgeslagen in CRM, zodat u volledige toegang heeft tot dezelfde informatie in uw e-mailaccount.

Optima-CRM wordt geleverd met een reeks vooraf opgemaakte e-mailsjablonen die u kunt gebruiken en aanpassen aan uw behoeften. U kunt ook zoveel sjablonen toevoegen als u nodig heeft en in elke gewenste taal. E-mailsjablonen krijgen een Type zodat ze in specifieke schermen en functies in CRM verschijnen om de relevante sjablonen te presenteren voor de functie die u uitvoert.

De beschikbaarheid en het gebruik van Short Codes (snelkoppelingen naar veldwaarden) zorgen ervoor dat uw e-mail bij het genereren gevuld wordt met relevante gegevens van het record dat u op dat moment verwerkt. Er zijn bijvoorbeeld veel korte codes die betrekking hebben op accounts, eigenaren, eigendommen, projecten, gebruikers, enz. Uw e-mail zou bijvoorbeeld als volgt kunnen beginnen: "Beste [voornaam]", en zeggen "Beste John", voor het geval de voornaam van uw klant is "John".

U kunt zelfs de geautomatiseerde e-mailmeldingen vervangen, zodat u ze kunt afstemmen op uw behoeften en in de door u gewenste talen. Zoek de e-mailsjablonen in het menu "Sjablonen".

Bovendien kunt u uw eigen distributielijsten maken, zodat u hetzelfde comfort ervaart als wat u gewend bent van conventionele e-mailclients.

U kunt uw handtekeningsjabloon ook zo instellen dat uw e-mails telkens wanneer u maar wilt met uw eigen handtekening worden ondertekend.

Ja en op verschillende manieren:

* E-mail notificaties

* Herinneringen Meldingscentrum

Op basis van gebeurtenissen of 'triggers' worden meldingen gegenereerd, dit kunnen e-mailmeldingen, herinneringen (kalender) of vermeldingen in het Berichtencentrum (alarmbelpictogram) zijn.

E-mailmeldingen maken gebruik van e-mailsjablonen met korte codes, terwijl Optima-CRM de sjablonen levert en u deze kunt bijwerken naar uw behoeften, formaten en talen.

Herinneringen kunnen worden ingesteld in CRM, in de aangesloten agenda (Google of Outlook), of in beide.

Het Berichtencentrum slaat een reeks meldingsgebeurtenissen op waar u kunt zien wat er gebeurt op het gebied van het aanmaken van eigendommen, updates, accounttoewijzingen, verkopen enz.

U kunt de automatisering van activiteiten definiëren op basis van 'event triggers' die uw CRM personaliseren op de manier waarop u zaken doet, gedetailleerd per gebeurtenis en met zoveel varianten als u nodig heeft.

Gebeurtenissen zijn bedrijfsprocestriggers die vaak voorkomen in uw bedrijf en die ervoor zorgen dat een reeks activiteiten plaatsvindt, hetzij onmiddellijk, hetzij met vooraf gedefinieerde tussenpozen (bijvoorbeeld het creëren van een nieuwe lead, eigendom, verkoop, huurboeking,...). Dit is vooral handig om met één klik alle activiteiten te plannen die u of uw team nodig heeft om een vooraf gedefinieerde tijdsinterval uit te voeren, waardoor gebruikers gedwongen worden tijdig aan hun activiteiten te worden herinnerd.

Activiteiten worden gedefinieerd als taken, vergaderingen, bezichtigingen en ook e-mails. Dit betekent dat u zelfs een altijd groene e-mailreeks voor nieuwe klanten kunt instellen... en de reeks automatisch kunt laten starten op basis van de herkomst van de klant.

Gebeurtenisreeksen zorgen ervoor dat u:

* Definieer reeksen activiteiten die moeten worden uitgevoerd wanneer een gebeurtenis plaatsvindt.

* Classificeer de reeksen onder specifieke elementen/gebieden zoals Accounts, Eigenaars, Verkoop, Verhuur, Urbanisatie...

* Maak zoveel varianten als je wilt.

* Voer een geselecteerde reeks uit wanneer een gebeurtenis plaatsvindt, kies uit de varianten, en update de activiteitenkalenders van alle gebruikers die zijn geselecteerd voor individuele taken en vergaderingen, waarbij automatische e-mailmeldingen en herinneringen worden gegenereerd via de centrale kalender.

* Bespaar enorm veel werk + 'vergeet' nooit meer een taak te plannen en uit te voeren!

Ook hier biedt Optima-CRM de tools waarmee u zelf contacten kunt uploaden of downloaden in/van uw CRM-account.

Contacten importeren en exporteren:

* Importeer zelf contactenlijsten via CSV, XLS, JSON....

* Exporteer alle of geselecteerde contacten naar een standaard CSV-, XLS-,...-formaat.

Optima-CRM brengt voortdurend en in realtime beschikbare eigendommen met accounts in kaart op basis van de accountprofielen. Deze datacrossing werkt bidirectioneel, terwijl u bij het aanmaken van een nieuw account onmiddellijk de relevante eigendommen ziet die overeenkomen met het profiel van het account, en bij het aanmaken van een eigendom worden direct alle relevante accounts getoond waarvan de profielen overeenkomen met de eigendomsparameters.

Realtime matching van eigendommen en potentiële klanten:

* Definieer profielen van accounts voor wat het individu zoekt.

* Direct worden alle relevante eigendommen die overeenkomen met hun profiel getoond.

* Maak vastgoedwaarschuwingen die geautomatiseerde (vooraf opgemaakte op basis van uw sjablonen en talen) e-mails verzenden met nieuw toegevoegde eigenschappen die overeenkomen met het profiel van het account.

* Bij het aanbieden van een nieuwe woning worden direct alle potentiële klanten weergegeven waarvan het profiel overeenkomt met de vastgoedparameters.

U bepaalt of een bepaalde klant geautomatiseerde e-mails met vastgoedwaarschuwingen ontvangt die overeenkomen met de profielparameters van het account. Deze e-mails zijn gebaseerd op e-mailsjablonen die u definieert, en in de taal waarin uw klant de e-mails wil ontvangen. Het genereert e-mails met miniaturen van de eigendommen, terwijl de klant kan klikken en de eigendommen op uw website kan bekijken.

Bijzonderheden vastgoedwaarschuwingen:

* Stel vastgoedwaarschuwingen in voor nieuwe toegevoegde eigendommen die overeenkomen met de profielparameters van het account.

* Configureer de e-mailsjablonen voor de meldingen, op basis van miniatuur-e-mailvarianten en de communicatietaal van uw klant.

* Het verzenden van e-mails is afhankelijk van de AVG-status van het account.

Info-aanvragen vanop uw website, een van uw landingspagina's of zelfs de vastgoedportals waarnaar u eigendommen publiceert, genereren allemaal automatisch leads in CRM.

Specificaties voor het genereren van automatische leads:

* Alle vragen vanaf uw website genereren nieuwe leads in CRM zonder enige handmatige tussenkomst, inclusief alle details zoals eigendom waarnaar ze informeren, contactgegevens enz.

* Mogelijkheid om het accountprofiel automatisch aan te maken om u nog meer tijd te besparen.

* Onze landingspagina's genereren dezelfde resultaten als de vooraf gemaakte contactformulieren.

* Portalen zijn ook bidirectioneel verbonden, waarbij niet alleen uw eigendommen aan uw portalaccounts worden doorgegeven, maar ook alle vragen geautomatiseerde leads in uw CRM creëren.

* Voor bestaande accounts die opnieuw navraag doen, is CRM slim genoeg om geen duplicaten te creëren, maar in plaats daarvan de gegevens van de potentiële klant te verrijken.

* Geautomatiseerde meldingen waarschuwen u voor nieuwe leads.

Optima-CRM is een open infrastructuurplatform waarmee u eigendommen kunt importeren vanuit elke bron, MLS of feed van bijvoorbeeld een ander bureau. Hierdoor kunt u de eigendommen van andere bureaus commercialiseren, zelfs als deze geen deel uitmaken van het Optima-CRM-netwerk.

Geplande import van eigenschappen: importeer automatisch eigenschappen uit elke externe bron en update deze elke nacht.

* Voeg eenvoudig importgegevens uit externe systemen toe, zodat u eigendommen van andere bureaus direct kunt commercialiseren.

* Kies uit een van de vele beschikbare XML-formaten.

* Controleer de importlogboeken, zodat u voor elke bron weet wanneer de laatste import heeft plaatsgevonden.

Optima-CRM maakt verbinding met meer dan 100 portals wereldwijd en voegt regelmatig nieuwe toe. Als de portal een geautomatiseerde feed toestaat, kan Optima-CRM dit doen.

Automatische export naar portalen:

* Selecteer een van de meer dan 70 beschikbare portalformaten.

* Voeg eenvoudig eigenschappen toe aan uw winkelmandje dat voor elke export is aangemaakt.

* Activeer en de export is gepland en wordt dagelijks uitgevoerd.

* Voeg eenvoudig zelf nieuwe XML-formaten toe als u graag de XML-generator in CRM gebruikt.

Bovendien maken we op een bidirectionele manier verbinding met portals, wat betekent dat naast het publiceren van uw selectie van eigendommen op portals, de inkomende vragen van portals automatisch leads creëren met alle informatie rechtstreeks in CRM. Nooit meer kopiëren/plakken van e-mails van portals!

U kunt activiteiten (taken, vergaderingen, rondleidingen/bezichtigingen en e-mails) op verschillende manieren beheren:

1. Vanuit de hoofddashboardkalender

2. Vanuit het linkermenu "Activiteiten": toegang tot Vergaderingen, Taken & Bezichtigingen.

3. Vanuit het Activiteitendashboard: compleet controlepaneel van alle huidige taken die vervallen + achterstallige taken, vergaderingen en bezichtigingen (rondleidingen) voor de opgegeven datum en gebruiker(s) waartoe u toegang heeft.

4. Vanuit elk contactrecord of de Accounts & Owners Boards.

5. Vanuit het Workflow (Sequences) dashboard waar u alle sequenties en hun individuele activiteiten tot en met de voltooiing beheert.

Er zijn verschillende gebieden in de commercialisering van onroerend goed die kunnen profiteren van kunstmatige intelligentie. Hier zijn enkele van de gebieden waar Optima-CRM rekening mee houdt:

Gebruik bestaande inhoud om te herschrijven, maak inhoud op basis van elementen van een item of op basis van een gebruikersprompt op ChatGPT.
Genereren van content, titel en beschrijving, op basis van kenmerken van een woning.
Inhoud herschrijven van titels, beschrijvingen van eigendommen.
Automatische generatie van gebiedsbeschrijvingen voor gebruik op websites.
SEO-generatie op basis van gebruikersconfiguratie, gecombineerd met de kracht van ChatGPT.
Virtuele Assistent voor websites die de WhatsApp Business API gebruiken

Door de gebruiker bestuurde en mogelijk makende contentgeneratie, gecombineerd met ChatGPT 3.5 of 4.0, maakt mensachtige intelligente gesprekken op websites mogelijk via 's werelds meest gebruikelijke interface: WhatsApp.

Deze zeer kosteneffectieve methode voor het beheren van eigen inhoud, zodat ChatGPT ervan kan leren, deze kan verrijken en gebruiken, maakt het mogelijk om websitebezoekers door de door de gebruiker gedefinieerde trechter te leiden.

Optima-CRM heeft de creatie en het beheer van virtuele rondleidingen standaard ingebouwd op basis van eenvoudigweg 360º-afbeeldingen (JPG). U kunt 360°-afbeeldingen opslaan in zowel projecten als eigenschappen, die vervolgens beschikbaar worden gemaakt om er virtuele rondleidingen van te maken. Deze virtuele rondleidingen zijn gemaakt in JavaScript, zodat u van kamer naar kamer door een woning kunt navigeren en interessante plaatsen kunt aanwijzen.

Virtuele rondleidingen kunnen op uw website worden weergegeven en zijn compatibel met elk apparaat. U heeft geen extra abonnement op een tool van derden nodig en loopt niet het risico dat een API kapot gaat met software van derden. Als u echter liever een oplossing van derden gebruikt, weet dan dat deze eenvoudig binnen Optima-CRM kunnen worden gebruikt en op uw website kunnen worden weergegeven.

Optima-CRM integreert met Bootstrap Studio (apart verkrijgbaar), zodat u de meest geavanceerde landingspagina's kunt bouwen die vervolgens rechtstreeks in Optima-CRM kunnen worden geïntegreerd (gepubliceerde eigendommen, leads aangemaakt in CRM...).

Ja! Dankzij het aangepaste CMS (Content Management System) van Optima-CRM kunt u alle details van de inhoud van uw website rechtstreeks vanuit CRM onderhouden. Op deze manier kunt u omgaan met inhoud die verder gaat dan alleen eigenschappen, zoals pagina's, menu's en blogs, vertalingen en afbeeldingen. Hierdoor worden uw websites nog betere en snellere voertuigen terwijl u er de volledige controle over behoudt.

U kunt zoveel websites als u wilt in één account integreren, maar zelfs per Office beheren als dat voor u relevant is. U heeft geen extern CMS meer nodig (zoals WordPress) dat u en uw website zou vertragen. Overleg met ons wat de beste strategie voor u is!

Optima-CRM heeft een rijke ingebouwde audit trail-logica waarmee u op veel verschillende manieren kunt controleren en begrijpen wat uw gebruikers doen.

Voorbeelden van hulpmiddelen:

* Gebruikerslog: bekijk wanneer en waar gebruikers zich aan- en afmelden bij uw CRM-bureau.

* Verwijderingslogboeken: zie wie wat heeft verwijderd en wanneer.

* Uitgesloten eigendommen: begrijp waarom een eigendom is uitgesloten van uw bureau en neem contact op met uw beheerder om het opnieuw op te nemen.

* Elk record dat een gebruiker verwijdert (contacten, eigenschappen...) wordt gearchiveerd en niet echt verwijderd, en beschikbaar gesteld aan uw Admin om indien nodig te herstellen.

Ja - de tool Duplicaties controleert in realtime potentiële duplicaten op basis van een verscheidenheid aan parameters om mogelijke duplicaties te identificeren en te presenteren, waarbij u kunt beslissen of u deze eigenschappen wilt opnemen of uitsluiten. Dit is met name interessant wanneer u via bijvoorbeeld XML eigenschappen uit MLS of andere aanbieders/collega's importeert.

Ja - de CRON Jobs-tool toont u alle import- en exportactiviteiten die geautomatiseerd zijn en dagelijks plaatsvinden. Hier kunt u de laatste uitvoeringstijden controleren en detecteren of er een mogelijk probleem is met een dergelijke import of export. Dit helpt u enorm om te begrijpen waarom gegevens bijvoorbeeld niet tijdig zijn bijgewerkt. Bovendien kunt u zelfs op een bepaald moment selecteren dat bepaalde opdrachten voor u moeten worden uitgevoerd!

Optima-CRM maakt verbinding met een verscheidenheid aan externe systemen om vlekkeloze integraties te bieden. Voorbeelden van systemen waarmee we integreren:

* Vastgoedportals: verbinding met meer dan 40 portalen wereldwijd is mogelijk en dit aantal groeit gestaag dankzij de input van onze klanten en de XML-generator in Optima-CRM. Verbindingen worden bidirectioneel tot stand gebracht, waardoor leads automatisch rechtstreeks in uw CRM-bureau kunnen worden aangemaakt. Enkele voorbeelden van portalen zijn Fotocasa, RightMove, Zoopla, Zoek een woning, Idealista, Kyero,...

* Mailchimp / Brevo / SendGrid: 's werelds toonaangevende automatiseringsplatforms voor e-mailmarketing zijn geïntegreerd zodat u uw gerichte contactlijsten kunt maken en onderhouden vanuit het CRM naar Mailchimp / Brevo / SendGrid.

* Factiva (Dow Jones): Factiva van dit wereldberoemde bedrijf biedt een grote database van natuurlijke personen en bedrijven met betrekking tot hun financiële gedrag. Deze database wordt door veel bedrijven wereldwijd gebruikt om de wetten tegen het witwassen van geld af te handelen, ook wel bekend als 'Ken uw klant'. Wanneer u een abonnement heeft op deze dienst, kunt u deze gebruiken als een geïntegreerd onderdeel in Optima-CRM, zodat al uw zoekopdrachten en due diligence in uw CRM-account worden gedocumenteerd. Dow Jones maakt de levering van relevante inhoud voor gebruikers mogelijk, omdat de slimme identificatiemiddelen duizenden bedrijven, organisaties, regio's en onderwerpen bestrijken.

* YoVendo: Online makelaarsoplossing door ons gebouwd en als uitbreiding op Optima-CRM. Met YoVendo kunt u een online agent zijn voor verkopers die op zoek zijn naar een alternatieve manier om hun eigendom te commercialiseren zonder vertegenwoordiging van een bureau. Hoeveel moeite een makelaarskantoor ook doet, er is een aanzienlijke groep vastgoedeigenaren die het nooit eens zullen worden over het betalen van commissies voor vertegenwoordiging bij een verkooptransactie.

* Co-Brokerage Portal: wij brengen de kracht van commercialisering van uw eigen ontwikkelingsprojecten, of die u namens een projecteigenaar commercialiseert, naar makelaarskantoren en promotors, zonder de noodzaak van een investering in aangepaste software. Nu kan iedereen zijn eigen Master Commercialization Agency worden en verbinding maken met een netwerk van makelaarskantoren. Co-Broking is een door ons gemaakte extensie op basis van Optima-CRM. Met deze oplossing kan uw bedrijf een Prime Invest, Sotheby's International Real Estate of een van de belangrijkste concurrenten op de markt worden.

* Websites: integreer zoveel websites als je wilt met Optima-CRM, al dan niet met gebruik van het maatwerk CMS (Content Management Systeem).

* Google Maps: waar het adressen betreft + kaarttekenfuncties om te zoeken, urbanisaties toe te wijzen en accountprofielen te definiëren.

* E-mailintegratie: synchroniseer via IMAP of MS Exchange al uw inkomende en verzonden e-mails met de contactgeschiedenis en tijdlijnen.

* Kalenders: elke kalender die iCal kan gebruiken. Dat omvat de agenda's van uw typische gebruikers, zoals Google Agenda, Outlook Agenda, maar ook alle vakantiewoningenportals zoals AirBnB, Booking.com, enz.

* Importeren vanuit elk vastgoedsysteem of CRM: profiteer van de open infrastructuur en importeer vanuit andere systemen, MLS en feeds.

Optima-CRM maakt bidirectioneel verbinding met portalen op verschillende manieren. Bidirectionele verbinding betekent dat we niet alleen automatisch eigendommen naar portalen exporteren, maar dat navragen over een eigendom in uw portaalaccount, geautomatiseerde leads creëren in uw CRM-account .

De meest voorkomende technologie is via XML-feeds, waarbij de feeds automatisch een bestand met uw geselecteerde eigendommen voorbereiden in het XML-formaat dat door de portal is gedefinieerd. In dit geval is het de portal die dit bestand elke avond komt lezen en de details van uw lijst uploadt/bijwerkt naar uw account van de portal. Dankzij onze XML-generator kunnen we snel nieuwe XML-formaten toevoegen wanneer u verbinding wilt maken met een portal waarmee we nog geen verbinding zouden maken.

BLM-bestanden zijn een minder vaak gebruikt formaat door portals, maar ook hier maken we verbinding via onze XML-generator die ook dit soort bestandstypen kan genereren.

Sommige van de meer geavanceerde portals gebruiken webkits en JSON-formaten die ons team voor onze gebruikers moet maken. Voor een aantal van de toonaangevende nationale en internationale portalen zijn wij al gecertificeerd en verbinden wij onze klanten.

Ja - als u automatisch vanuit CRM naar een portal wilt exporteren, moet u eerst een account bij die portal hebben. Zodra u het account heeft, is het instellen vrij eenvoudig en u kunt dit zelfs zelf doen door onze instructies te volgen. Sommige accounts zijn gratis, maar meestal brengt de portal u een vergoeding in rekening op basis van het aantal eigendommen dat u wilt uploaden.

Alle wijzigingen die u aanbrengt in eigendommen die al zijn toegevoegd aan een portalexport, zullen deze eigendommen automatisch bijwerken in uw feed, zolang de wijziging invloed heeft op de gegevens die u verzendt. Als u bijvoorbeeld de prijs, foto's, teksten of status van een woning wijzigt, wordt dit onmiddellijk dezelfde dag (voor sommige portals zelfs binnen enkele minuten) in de portal weergegeven wanneer u ze vóór de door u vastgestelde uiterste tijdstip activeert.

U hoeft geen enkele eigendom in de portal meer handmatig bij te werken.

Ja - in CRM kunt u de quota per portal definiëren, evenals de kosten ervan, zodat u niet alleen weet of u meer eigendommen kunt exporteren, maar ook wat de kosten zijn per gepubliceerde eigendom. U kunt zelfs zien wat de kosten per publicatie zijn en later rapporten maken over de winstgevendheid van elk portaal.

Onze bidirectionele verbinding van uw websites en portalverbindingen resulteren in de automatische publicatie van uw eigendommen en het automatisch aanmaken van leads in CRM telkens wanneer er een nieuwe aanvraag voor een van uw eigendommen wordt aangemaakt. Wanneer het account al bestaat in CRM, is het systeem slim genoeg om geen duplicaat te maken, maar in plaats daarvan het bestaande account te verrijken.

Ja - u kunt uw CRM-bureau in realtime verbinden met uw Mailchimp-account, zodat u geselecteerde contactpersonen rechtstreeks naar de lijsten kunt sturen die u in uw Mailchimp-account selecteert, zonder CRM te verlaten. Dit is vooral interessant als u mailinglijsten wilt maken op basis van talen, interesseprofielen en andere segmentaties.

Voor organisaties met meerdere kantoren en franchises kan een Mailchimp-account zelfs specifiek per kantoor zijn.

Optima-CRM is een van de weinige gecertificeerde CRM-systemen voor onroerend goed die Factiva (Dow Jones) integreert, zodat u uw due diligence kunt weerspiegelen bij uw klanten, wat wettelijk verplicht is voor de naleving van het witwassen van geld.

Al uw zoekopdrachten en resultaten worden opgeslagen in CRM, zodat u dit audittraject bijhoudt voor wanneer u in de toekomst een audit over dit actuele onderwerp zou ondergaan.

U kunt uw conventionele e-mailaccount inderdaad integreren met Optima-CRM via een standaard IMAP-verbinding. Dit is een groot voordeel ten opzichte van veel andere systemen, omdat al uw inkomende en verzonden e-mails worden gesynchroniseerd tussen uw CRM-account en uw e-mailaccount.

Met deze integratie hoeft u geen BCC-velden te gebruiken en geen contactpersonen in uw e-maillijst te taggen. Omdat CRM bidirectioneel met uw e-mail synchroniseert, 'herkent' het wanneer er een ontvanger of afzender in CRM bestaat, zodat de e-mail wordt vastgelegd in de geschiedenis en tijdlijn van het account of de eigenaar.

U kunt elke e-mail verzenden, ontvangen of beantwoorden vanuit zowel CRM als uw e-mailclient en beide synchroniseren de andere. Verlies nooit meer een e-mail en antwoord vanaf elk apparaat of software die u gebruikt!

Als u een nog betere integratie wilt, bieden wij elke gebruiker een native geïntegreerd e-mailaccount (ter vervanging van uw normale e-mail) waarmee de gebruiker alle e-mails rechtstreeks in CRM kan doen.

Optima-CRM ontvangt nieuwe klanten uit een grote verscheidenheid aan verschillende systemen. Voorbeelden zijn klanten die afkomstig zijn van Salesforce, FLG360, Highrise, Inmovilla, Inmofactory, Resales Online, Infocasa, Inmobalia, Witei en nog veel meer. Wij nemen het migratieproject op in uw licenties!

U profiteert van alle projecten die wij voor andere klanten hebben gerealiseerd waarbij de dataconversie veel minder pijnlijk wordt. Wij kunnen letterlijk data uit ieder bronsysteem converteren.

Veiligheid voor alles: wij nemen uw zaken ook serieus!

Wij zijn verantwoordelijk voor de beveiliging van uw gegevens en nemen dit zeer serieus. Om dit goed te doen hebben we de fysieke omgevingen gecreëerd, softwareoplossingen toegepast en voldoen we 100% aan de wettelijke wetgeving.

Dit is een eenvoudige lijst van elementen waarvoor we de sterkst mogelijke maatregelen toepassen:

* Audit trails: Optima-CRM houdt elke wijziging van gegevens bij die door een gebruiker wordt aangebracht, terwijl je kunt controleren wie wat heeft gewijzigd, wanneer, waarvandaan en wat de vorige waarden waren.

* Autorisatieniveaus: het toekennen van rollen aan elk van uw gebruikers voorkomt dat bepaalde gegevens worden gezien/gewijzigd door gebruikers die er geen toegang toe zouden mogen hebben. Het beperkt ook de toegang tot bepaalde functies en u kunt zelfs instellingen voor agentschappen aanpassen om samen te werken met rollen.

* Gegevensarchivering: belangrijke gegevens worden niet verwijderd maar gearchiveerd, terwijl de Admin alleen gearchiveerde gegevens permanent kan verwijderen (of herstellen). Dit voorkomt ook verlies van geschiedenis.

* Gegevensencryptie: uw gegevens worden veilig opgeslagen door encryptie toe te passen, zodat onbevoegde toegang tot een minimum wordt beperkt. Dataspiegeling & back-ups: we spiegelen de live database in real-time om gegevensverlies te voorkomen in geval van hardwarestoringen. Daarnaast maken we 6 keer per dag een volledige database back-up zodat we gegevens gemiddeld binnen 2 uur kunnen herstellen.

* Failover-systeem: load-balancing zorgt voor betere prestaties en als er een hardwarestoring optreedt, kunnen we snel overschakelen op een andere set hardware zodat de gebruiker zo min mogelijk ongemak ondervindt.

* GDPR: we voldoen volledig aan alle vereisten van de strenge gegevensbeschermingswet waarbij we alle processen hebben ingesteld om uw gegevens en de gegevens die u opslaat in onze oplossingen te beschermen.

Onze oplossingen draaien op een groot aantal krachtige dedicated servers die zich fysiek in meer dan één state-of-the-art datacenter bevinden om de software en gegevens die we opslaan ook fysiek te beschermen.

Door de nieuwste beveiligingspatches en softwareversies op serverniveau toe te passen, bent u verzekerd van de beste bescherming. Een team van systeemexperts verbetert de omgeving voortdurend en houdt onregelmatigheden nauwlettend in de gaten om op te treden voordat het problemen worden. Als VIP-klant van OVH, een van 's werelds toonaangevende datacenters, hebben we toegang tot VIP-diensten die niet beschikbaar zijn voor veel softwareleveranciers.

Via vooraf gedefinieerde gebruikersautorisatierollen, in combinatie met een reeks personalisatiemogelijkheden, bepaalt u welke rollen u aan welke gebruikers toewijst. Bovendien kunt u binnen elk van deze rollen beslissen om bepaalde gegevenselementen toe te wijzen, zodat sommige gebruikers met dezelfde rol dat wel doen en andere geen toegang hebben tot die gegevens.

Naast gebruikersrollen is het begrip Kantoren een krachtig element om uw organisatie te structureren en vrijwel elk element (on)beschikbaar te maken voor personen die aan bepaalde Kantoren zijn toegewezen. Kantoren hoeven niet fysiek te zijn, maar kunnen ook virtueel zijn met het oog op gegevensscheiding.

Nu loopt u niet langer het risico dat uw medewerkers op een dag weglopen met gegevens waar ze überhaupt niet bij mogen!

Er wordt voortdurend een back-up gemaakt van gegevens tussen twee fysiek gescheiden machines in een spiegelopstelling, wat betekent dat dezelfde gegevens op twee machines en databases worden opgeslagen. Mocht een van de twee crashen, dan blijft de ander draaien met dezelfde gegevens.

Zes keer per dag maken wij een integrale kopie van alle databases en slaan deze veilig op in een ander datacenter.

Afbeeldingen worden opgeslagen in een afzonderlijk CDN om de andere gegevens niet te verstoren en waarbij de opslag schaalbaar is voor eventuele toekomstige groei.

De beheerder heeft volledige controle over de gebruikers, wat betekent dat hij/zij beslist welke rol ze hebben (tot welke gegevens en menu's ze toegang hebben), of hun gebruiker actief is of niet (zo niet, dan heeft de gebruiker geen toegang), bekijk voor al uw gebruikers wanneer ze in- of uitloggen en vanaf waar (IP-gebaseerd), en zie wie een wijziging heeft aangebracht in welk element in het systeem dan ook in de uitgebreide Audit-schermen.

Optima-CRM wordt geleverd met alle mogelijke en relevante modules om een vastgoedbedrijf te runnen, maar er zijn zeer gespecialiseerde functies die alleen relevant zijn voor gespecialiseerde bedrijven. Dergelijke functies worden afgehandeld in wat wij 'extensies' noemen. Dit zijn functies die het gebruik van de modules in Optima-CRM uitbreiden, buiten de CRM zelf. Dergelijke extensies hebben zeer specifieke bestaansredenen en behandelen duidelijk omschreven onderwerpen.

Extensies vereisen specifieke sets licenties, omdat ze doorgaans toegang tot Optima-CRM via een beschermd portaal omvatten, om gegevens die in CRM zijn opgeslagen te raadplegen, aan te maken en bij te werken.

Voorbeelden van extensies zijn:

* Portaal voor verkopers die met u willen commercialiseren zonder een vertegenwoordiging van het bureau, "For Sale By Owner" genaamd YoVendo;

* Co-broking-portaal om uw internationale netwerk te creëren van agentschappen die gespecialiseerd zijn in luxe internationaal onroerend goed, en die op hun lokale markten hun klanten tegen een commissie bij u aan de deur brengen.

Bovendien is OptimaSys, als digitale sherpa van Europa's toonaangevende vastgoedvereniging CEPI, de auteur van software voor wettelijke compliance, zoals de Anti-Witwas (AML) tool 'Immosurance'.

Uw eigen FOR-SALE-BY-OWNER platform: YoVendo is een nieuwe inkomstenbron voor u!

Met YoVendo kunt u een online agent zijn voor verkopers die op zoek zijn naar een alternatieve manier om hun eigendom te commercialiseren zonder vertegenwoordiging van een bureau. Hoeveel moeite een makelaarskantoor ook doet, er is een aanzienlijke groep vastgoedeigenaren die het nooit eens zullen worden over het betalen van commissies voor vertegenwoordiging bij een verkooptransactie. Er wordt geschat dat meer dan 40% van alle eigenaren van onroerend goed nooit een contract zal sluiten met een bureau om hen tegen een commissie in hun eigendom te vertegenwoordigen. Met YoVendo kunt u uw omzet in deze verwaarloosde markt vrijwel verdubbelen.

Tot op de dag van vandaag is dit voor de grote meerderheid van de bureaus een enorm kansverlies, waarbij veel geld op tafel blijft liggen. Met YoVendo verandert dit allemaal, omdat u ook een oplossing kunt bieden aan die groeiende groep verkopers door een zelfbedieningsoplossing aan te bieden om hun onroerend goed te adverteren en op de markt te brengen, met behulp van uw reeds bestaande marketingmiddelen en leadacquisitieproces in Optima-CRM.

Voor een vast bedrag staat u de verkoper toe zijn eigendom met alle details te uploaden, deze te publiceren in de marketingmix die u kiest, en leads rechtstreeks naar de verkoper te leiden (terwijl u de lead 'eigenaar' bent voor mogelijk andere commerciële doeleinden). U kunt zelfs besluiten om te upsellen met aanvullende (premium)diensten, waardoor een leverancier die nooit een contract met u zou sluiten, een zeer winstgevende klant wordt!

CO-BROKING PLATFORM: u beheert de internationale commercialisering van onroerend goed zonder enorme marketingkosten te betalen

Wij brengen de kracht van de commercialisering van uw eigen ontwikkelingsprojecten, of die u namens een projecteigenaar commercialiseert, naar makelaarskantoren en promotors, zonder de noodzaak van een investering in software op maat. Nu kan vrijwel iedereen zijn eigen Master Commercialization Agency worden en verbinding maken met een netwerk van makelaars wereldwijd, waar u maar wilt.

Op deze manier beheert U het projectimago en alle verkopen, terwijl u aanzienlijk bespaart op de commercialiseringskosten. OptimaSys is de maker van maatwerksoftware voor verschillende succesvolle Co-Broking-bedrijven in Spanje (de traditionele commercialiseringsbedrijven/tussenpersonen) en dankzij onze innovatieve CRM-oplossingsuitbreiding hebben we deze functionaliteit mogelijk gemaakt op basis van de krachtige Optima-CRM-engine, die door bedrijven overal wordt gebruikt. de wereld.

Benut de kracht van uw co-brokingnetwerk en werk samen met de bureaus over de hele wereld die u kiest. Laat deze bureaus uw ontwikkeling op hun lokale markten promoten en u de kopers bezorgen. U betaalt deze bureaus alleen de commissies die u aan een ander bureau zou betalen, zonder dat u hoeft te betalen voor marketing of tussenpersonen.

AML of Anti-Money Laundry is een serieus onderwerp dat internationaal wordt gedefinieerd door strenge wetgeving en van toepassing is op elke financiële vastgoedtransactie.

De complexiteit van deze wetgeving wordt nog vergroot door de interpretaties van de individuele regeringen, maar dit maakt de behoefte aan een compliance tool, goedgekeurd door belangrijke wetgevende instanties zoals de Europese Commissie, alleen maar groter. OptimaSys is als partner van de toonaangevende vastgoedvereniging CEPI de auteur van de eerste Europese AML-oplossing voor vastgoedondernemingen. Als gebruiker van Optima-CRM is het gebruik van deze AML-oplossing nog eenvoudiger dankzij het gebruik van identieke technologieën die integraties eenvoudig en transparant maken. Profiteer van deze integratie en maak volledige compliance voor uw bedrijf mogelijk.

Optima-CRM kan via verschillende methoden verbinding maken met ELKE website. Het maakt real-time verbindingen mogelijk waarbij een website CRM 'aanroept' om eigendommen te zoeken en CRM resultatenlijsten en details van eigendommen retourneert. Bovendien zijn contactformulieren geïntegreerd, zodat vragen vanaf uw website automatisch nieuwe leads creëren (of toevoegen aan bestaande leads), waardoor u tijd en fouten bespaart. Dergelijke leads bevatten alle details die de persoon via uw website doorgeeft, waardoor er tegelijkertijd een profiel ontstaat van wat ze nodig hebben. Leads kunnen zowel eigenaren als kopers/huurders zijn.

Huuraanvragen en -boekingen kunnen ook via een website worden gegenereerd, voor zover online betalingen mogelijk zijn.

Hierdoor is het mogelijk om verbinding te maken met een bestaande website of een nieuwe website die wij geheel opnieuw voor u kunnen bouwen, of op basis van bestaande modellen, waardoor u tijd en geld bespaart. U kunt kiezen uit een reeks modellen waarmee u uw professionele website kunt maken, met alle wijzigingen en opties die u selecteert, en in alle talen die u nodig heeft.

Wanneer we een nieuwe website maken, of deze nu op basis van een model is of helemaal opnieuw, integreren we alle elementen van de website volledig. Naast de integratie-elementen hierboven, verbinden we ook alle pagina's en blogs met het aangepaste CMS (Content Management System) in CRM om een gecentraliseerd beheer van alle inhoud van onze website mogelijk te maken. Dit omvat ook vertalingen, afbeeldingen en inhoud van niet-eigendomsgerelateerde pagina's.

OptimaSys heeft ruim 500 websites gebouwd en heeft een uitgebreide ervaring in ontwerp, programmering en integraties met andere systemen in een breed scala aan technologieën. We passen de nieuwste technologieën toe, maar houden er rekening mee dat uw site vanwege compatibiliteits- en SEO-redenen moet zijn gemaakt van technologieën die deze compatibiliteit mogelijk maken.

Er wordt rekening gehouden met snelheid, gebruiksgemak, potentieel om te scoren in de zoekmachines en vele andere factoren.

Er is geen limiet aan het aantal talen dat uw website heeft. Met CRM kunt u alle inhoud onderhouden in elke taal die u definieert en onderhoudt. Neem contact met ons op om te weten wat extra talen kunnen kosten in uw websiteconfiguratie.

We gebruiken geen geautomatiseerde vertaalhulpmiddelen zoals Google Translator-plug-ins, omdat dit geen belangrijke doeleinden dient, zoals SEO-positionering, noch de personen die uw site raadplegen in een taal die is geschreven door een robot (meestal niet grammaticaal nauwkeurig). Het onderhouden van de inhoud van een website is tegenwoordig veel meer een SEO-activiteit geworden en een manier om 'persoonlijk' met uw publiek te communiceren, wat meer kennis en expertise vereist dan voorheen.

Al onze websites zijn gebouwd om goed te worden weergegeven op elk apparaat, browser, schermgrootte en besturingssysteem. Onze sites zijn volledig responsief en gaan veel verder dan alleen dat!

Snelheid is een cruciaal element van een website, terwijl we de nieuwste technologieën toepassen om de navigatie- en laadsnelheid van uw website te bevorderen. Tegelijkertijd houden we in gedachten dat nieuwe technologieën geweldig zijn op nieuwere apparaten, maar dat deze op oudere apparaten en/of browsers problemen kunnen veroorzaken. Ook voor SEO moet Google uw inhoud kunnen 'lezen', terwijl ze daar met nieuwe technologieën soms een probleem mee hebben. Daarom gebruiken we hybride technologieën om al het bovenstaande te bereiken!

* SEO-vriendelijk en compatibel

* Responsief en past zich aan elk schermformaat en apparaat aan

* Compatibel met nieuwe en oudere browsers

* Compatibel met elk besturingssysteem (MacOS, Windows)

Dat is een lastige vraag... vergelijkbaar met "hoe lang duurt het om een huis te bouwen en er in te trekken?" Maar wees gerust... het komt niet in de buurt van het bouwen van een huis!

De tijd die nodig is om een website te bouwen, is afhankelijk van een aantal factoren, zoals onder andere:

* Is het gebaseerd op een bestaand model of is het een 100% op maat gemaakte site?

* Welk type website heeft u nodig? Een simpele of complexe?

* Heeft u alleen wederverkoopwoningen nodig, of ook nieuwbouwprojecten, langetermijnverhuur en boekingen van vakantieverhuur?

* Hoeveel talen wilt u dat uw site bestrijkt?

* Welke extra opties selecteert u (bijvoorbeeld plattegrond tekenen voor zoeken woningen)

* Hoe interactief met bewegende elementen moet uw site zijn?

* Hoe snel kunt u reageren als wij u een vraag stellen?

* Neemt u deel aan het proces?

Zodra we om de tafel zitten en uw voorkeuren begrijpen, kunnen we aangeven hoe lang we denken dat dit zal duren.

Uit ervaring weten we dat we sites gemiddeld tussen de 6 en 12 weken kunnen bouwen, wat erg snel is vergeleken met de industrie die de typen sites bouwt die we bouwen. Zoals altijd zijn er uitzonderingen die de regel bevestigen, in beide richtingen. We hebben sites binnen een week opgeleverd, en andere hebben er veel langer over gedaan dan de gemiddelde tijd. Beide hebben hun redenen en gevolgen. Vraag ons naar uw nieuwe site!

CMS of Content Management Systeem verwijst naar het beheer van de inhoud van een website. Het is een systeem waarmee u vrijwel alle inhoudselementen van een website kunt onderhouden, zoals teksten, vertalingen, afbeeldingen, menu's, pagina's en blogs. In een CRM-omgeving is het interessant om ook het beheer van de inhoud in hetzelfde systeem te centraliseren, zodat u één centrale locatie heeft om al uw inhoud te beheren.

Optima-CRM bevat een op maat gemaakte CMS-module waarmee u de inhoud beheert van één of meerdere door ons gemaakte websites. Met dit zeer krachtige CMS kunt u uw website(s) volledig beheren vanuit de rol van Admin van CRM. Hierdoor kunt u de bestaande pagina's en blogs onderhouden, maar ook nieuwe pagina's en blogs in elke taal toevoegen, en menu-items wijzigen en toevoegen als u dat wilt. Bovendien beschikt u vanuit dezelfde module over alle tools en toegangen om elke pagina, blog of eigendom te optimaliseren voor SEO.

U bent degene die communiceert met je publiek, waardoor de berichten het beste van u komen. Wij moedigen onze klanten aan om zoveel mogelijk inhoud zelf aan te leveren.

We hebben echter wel diensten beschikbaar om inhoud in verschillende talen te creëren, vooral om te helpen bij het SEO-vriendelijk maken van de inhoud van een site. Onze contentschrijvers en SEO-team zijn experts op die gebieden. En zelfs als u de teksten aanlevert, bieden wij hulp bij het beoordelen en adviseren over SEO-elementen waar u op moet letten binnen de inhoudselementen.

Al onze websites zijn gemaakt met SEO in gedachten en zijn per definitie voorbereid op SEO.

De overgrote meerderheid van onze klanten kiest voor ons om hun On-Site SEO uit te voeren, wat een hele reeks activiteiten omvat op het gebied van paginastructuur, analyse van trefwoorden, optimalisatie van de inhoud, het aanmaken van een Google Search Console-account, het voorbereiden en implementeren van 301-omleidingen en nog veel meer. meer.

Het is belangrijk om een website te hebben die kan worden SEO'ed + om de daadwerkelijke On-Site SEO voor elke website uit te voeren. Daarom bieden wij On-Site SEO aan als onderdeel van het website-creatieproject. Bovendien bieden wij ook de mogelijkheid om onze Off-Site SEO-diensten te contracteren, waardoor uw website in combinatie met On-Site SEO organisch in de ranglijst kan stijgen en steeds meer bezoekers naar uw website kan trekken.

Wij bieden zowel organische (SEO) als betaalde (SEM) websitepositionering.

SEO (zoekmachineoptimalisatie)

SEO begint met een intensieve oefening van on-site werk, waarbij we de codestructuur opnieuw definiëren, canonieke codering implementeren, ALT-tags op relevante links en afbeeldingen plaatsen, H-tags definiëren, trefwoordenanalyse uitvoeren en beslissen over de best passende zoektermen voor uw niche- en doelmarkten, optimaliseer uw inhoud, maak accounts en tools zoals Google Search Console, valideer en los potentiële problemen op, en nog veel meer. Aan het einde van deze oefening is uw website schoon en klaar om correct en veel sneller te worden gerangschikt.

Een volgende activiteit richt zich op Off-Site activiteiten, waarbij we ons richten op het vergroten van uw voetafdruk op het grote internet. Wij noemen dit het creëren van geloofwaardigheid door derden, terwijl andere websites en internetautoriteiten u/uw site erkennen als de expert in uw niche. Hier passen we een reeks verschillende soorten organische linkbuilding toe.

SEM (zoekmachinemarketing)

In veel gevallen wilt u dat uw website veel sneller zichtbaar is dan mogelijk is met organische positionering, terwijl u de mogelijkheid heeft om pagina één van Google te bereiken door te betalen voor advertenties. Daarom kunnen we slimme advertentiecampagnes maken die uw doelstellingen bereiken met de hoogste positieve resultaten, tegen de laagst mogelijke kosten.

Daarnaast verzorgen wij desgewenst ook uw social media campagnes.

U kunt ons demoformulier invullen of uw date rechtstreeks in onze online kalender boeken. Voor beide kunt u naar onze DEMO-pagina op deze site gaan.

Demo's worden meestal online gegeven via Zoom, maar als u in de buurt van Marbella (Spanje) bent, kunnen wij u altijd op ons kantoor ontvangen.

Naast een persoonlijke demo (die doorgaans maximaal 2 uur duurt), bieden wij een vooraf opgenomen verkleinde versie aan die u ook op de DEMO-pagina kunt vinden.

Uw gratis demo wordt op maat gemaakt en wij behandelen alle onderwerpen die voor u belangrijk zijn:

* Een echt persoonlijke ervaring: elke demo is anders en aangepast aan uw behoeften en in een taal die u beheerst. Hoe beter u uw behoeften en wensen uitlegt, hoe nauwkeuriger wij uw demo kunnen voorbereiden en hoe gemakkelijker u uw beslissing kunt nemen.

* Al uw vragen beantwoord: onze demo's zijn tweerichtingscommunicatie, waarbij u antwoord krijgt op al uw vragen over onze CRM-oplossing, hoe deze integreert met uw website, mogelijk een nieuwe site die we voor u maken, beschikbare financieringsmogelijkheden, datamigratie van uw oude systeem en elke andere integratie zoals portals bijvoorbeeld.

* Duidelijkheid over CRM en website-integratie. We laten u zien welke functies in CRM van groot belang zijn voor uw bedrijf, maar ook wat de integratiepunten zijn met websites, hoe leads automatisch naar CRM stromen, enz.

* Een demo-gebruiker voor praktische actie. Zodra u de logica van onze oplossing begrijpt, kunt u tijd doorbrengen met uw persoonlijke demo-gebruiker, zodat u de rijke functies van Optima-CRM verder kunt verkennen.

* Neem overal deel aan: voor uw comfort en gemakkelijke toegang worden onze demo's georganiseerd via Zoom, een webdemotool van wereldklasse waarmee we ons scherm kunnen delen met veel deelnemers van overal ter wereld, via pc of tablets, en met tweerichtingsgesprekken via dezelfde verbinding. Als alternatief biedt Zoom een conferentietelefoonnummer bij u in de buurt. Voorafgaand aan de start sturen wij u een link die u naar de demo leidt op het moment dat de demo is ingepland.

Ja, u kunt de oplossing testen na voltooiing van uw demo.

Wij maken voor u een testgebruiker aan waarin u Optima-CRM overal en op uw eigen moment kunt onderzoeken en vertrouwd kunt raken met Optima-CRM.

U kunt testen zolang u wilt, maar een testgebruiker heeft doorgaans maximaal 2 weken na voltooiing van de demo nodig. We moedigen u aan om een weloverwogen beslissing te nemen of onze geavanceerde oplossing is wat uw bedrijf nodig heeft om te groeien en te winnen van uw concurrenten.

Optima-CRM biedt verschillende manieren om contact op te nemen met de helpdesk:

* Ticketsysteem: de beste manier om een technisch probleem te melden en het snelst opgelost te krijgen.

* E-mail: u kunt ook een e-mail sturen naar [email protected] voor specifieke behoeften die niet via Tickets kunnen worden afgehandeld.

* Telefoon: ons functionele ondersteuningsteam is bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 9.00 tot 17.30 uur CET op +34 952 770 306.

* Chat: het is ook mogelijk om contact op te nemen met ons team via de online chatbox van de website (optima-crm.com).

* Noodgevallen: stuur een WhatsApp-chatbericht naar +34 952 770 306.

Ja - in Optima-CRM vindt u een reeks FAQ's en hun antwoorden om u te helpen met enkele belangrijke zaken en instellingen. U kunt zich ook abonneren op het Optima-CRM YouTube-kanaal voor toegang tot instructievideo's.

Verder is er heel wat hulp op elk scherm beschikbaar binnen Optima-CRM, waar u klikt op het "?" en dat geeft u dan onderwerpgerelateerde hulp.

De methode die wordt toegepast voor de training is de Train-The-Trainer-methode, waarbij we de key-users van het bedrijf vormen tot de expert binnen hun gebruikersgemeenschap. Er zijn twee soorten trainingen, één voor de systeembeheerder en één voor de gebruikers.

U heeft recht op twee gratis trainingssessies, bij aanvang inbegrepen in uw licentiekosten, één voor de configuratie-elementen van de Agency Admin en de andere voor de gebruiker over hoe u de oplossing het beste kunt gebruiken.

Na dergelijke trainingen blijft ons functionele team al uw vragen beantwoorden en u op weg helpen om de beste resultaten te behalen met het gebruik van Optima-CRM.

Voor bedrijven die aanvullende opleidingen willen organiseren, bieden wij deze diensten optioneel ook aan.